Jak zorganizować szkolenie w 5 krokach?

Zastanawiasz się, jak zorganizować szkolenie dla swoich pracowników, by przyniosło wymierne korzyści nie tylko dla jego uczestników, ale także dla firmy? Podstawą jest dobry program, a przede wszystkim właściwa organizacja spotkania. Poniżej dowiesz się, jak przygotować szkolenie w sposób profesjonalny, pamiętając o zaledwie 5 najważniejszych krokach. 

Jak przygotować szkolenie? Od czego zacząć?

Na podnoszenie kompetencji swoich pracowników poprzez zapewnienie im profesjonalnych szkoleń decyduje się coraz więcej firm. Kiedyś była to domena bogatych korporacji, dzisiaj swoje kadry kształcą nawet małe i średnie przedsiębiorstwa. Doskonale wiedzą, że dbanie o kapitał ludzki po prostu się opłaca. Zapewnienie odpowiednich warunków rozwoju już zatrudnionym pracownikom jest tańsze i bardziej efektywne niż rekrutacja nowych osób o pożądanych kwalifikacjach. Jednak żeby osiągnąć wymierne korzyści, trzeba wiedzieć, jak zorganizować szkolenie, by nie okazało się stratą czasu i pieniędzy. Przygotowania należy zacząć od rzeczy fundamentalnej, czyli określenia celu oraz tematyki warsztatów. Dla ułatwienia sobie tego zadania warto odpowiedzieć na następujące pytania:

  1. Jakie kompetencje chcemy rozwinąć u pracowników – twarde czy miękkie?
  2. Co chcemy osiągnąć poprzez przekazanie pracownikom określonej wiedzy? Ugruntowanie już posiadanych przez nich umiejętności czy nauczenie nowych?
  3. Jakie korzyści przyniesie przedsiębiorstwu przeszkolenie pracowników? Poprawę efektywności i wyników, lepszą współpracę w zespole, zwiększenie motywacji, czy może coś innego?

Dopiero po ustaleniu tematu szkolenia oraz jego celu można przystąpić do spraw organizacyjnych.

Organizacja szkolenia krok po kroku

Wielu przedsiębiorców, zamiast zastanawiać się, jak przeprowadzić szkolenie, po prostu zleca to zadanie wyspecjalizowanej firmie. Jest to często bardzo dobre rozwiązanie, jednak samodzielna organizacja takiego wydarzenia również nie jest trudna. Wystarczy zapamiętać 5 najważniejszych etapów przygotowań, które przedstawiamy poniżej. 

Sprecyzowanie grupy odbiorców szkolenia

Wybór uczestników zależy wprost od jego tematyki i celu. Jeśli program zajęć ma dotyczyć wiedzy specjalistycznej (szkolenia twarde), odbiorcami mogą być np. pracownicy danego działu w firmie. Przykładowo szkolenie z najnowszych przepisów podatkowych przyda się osobom pracującym w dziale księgowości. Z kolei popularne warsztaty z zarządzania powinny być skierowane do managerów. 

A jak zorganizować szkolenie w przypadku wprowadzenia przez firmę nowego produktu lub usługi na rynek? Jeśli chodzi o grupę odbiorców, niezbędne informacje na ten temat warto przekazać przede wszystkim pracownikom działu sprzedaży np. przedstawicielom handlowym. 

W nieco inny sposób należy dobierać uczestników, jeśli chodzi o szkolenia miękkie, czyli zorientowane na rozwój takich umiejętności jak komunikacja interpersonalna, rozwiązywanie konfliktów, czy radzenie sobie ze stresem. Adresatami takiego programu może być kadra zarządzająca, pracownicy danego działu lub zespołu projektowego albo wszyscy pracownicy firmy.

Warto pamiętać, że najefektywniejsze są zajęcia prowadzone w małych grupach, liczących maksymalnie kilkanaście osób. Istnieją wówczas najlepsze warunki do zaangażowania wszystkich uczestników do aktywności, czyli np. dyskusji, wymiany poglądów, burzy mózgów, ćwiczeń praktycznych czy zadawania pytań prowadzącemu. 

Wybór miejsca

Zastanawiając się, jak przygotować szkolenie, należy dobrze przemyśleć miejsce, w którym się ono odbędzie. Wiele firm decyduje się wykorzystać w tym celu własne pomieszczenia biurowe, zwłaszcza jeśli obejmują one salę konferencyjną. Jest to najtańsze i w wielu przypadkach rzeczywiście dobre rozwiązanie. Warto jednak wiedzieć, że eksperci zalecają przeprowadzanie szkoleń dla pracowników poza miejscem ich codziennej pracy. W neutralnym miejscu czują się swobodniej niż w biurze, co sprzyja np. dyskusjom i trenowaniu kompetencji miękkich. Zwykle także łatwiej im się skupić na zajęciach, podczas gdy w miejscu pracy zawsze istnieje ryzyko wystąpienia problemu wymagającego oderwania się od nauki. 

Miejsce odbycia się warsztatów powinno być również przystosowane do prowadzenia tego typu zajęć. Ważna jest odpowiednia przestrzeń, warunki panujące w pomieszczeniu, a także wyposażenie. Mając na względzie te kwestie, warto rozważyć skorzystanie z profesjonalnej sali szkoleniowej. Właśnie taką wynająć można w firmie Strefa Wzrostu w Warszawie. Nasze sale szkoleniowe do wynajęcia to kilka pomieszczeń, między innymi te idealne dla grup do 15 osób. Można w nich liczyć na dosłownie wszystko, co jest niezbędne podczas zajęć, czyli:

  • klimatyzację (odpowiednia temperatura sprzyja myśleniu i koncentracji),
  • estetyczne wykończenie,
  • wygodne miejsca siedzące,
  • niezbędne narzędzia typu tablica flipchart, rzutnik, szybki internet itp.,
  • dostęp do łazienki i aneksu kuchennego z wyposażeniem (można w nim przygotować kawę, herbatę lub przekąski). 

Warto zwrócić uwagę, że niektóre szkolenia trwają kilkadziesiąt minut, a inne nawet cały dzień, dlatego w Strefie Wzrostu można wynająć salę na godziny i tym samym skutecznie kontrolować wydatki. 

Termin i czas trwania 

Wyznaczenie odpowiedniego terminu zajęć okazuje się w wielu firmach prawdziwym wyzwaniem. Pojawia się bowiem pytanie, jak zorganizować szkolenie, by nie sparaliżowało działalności firmy. Nieobecność określonej liczby pracowników w godzinach pracy może przecież wiązać się z pewnymi niedogodnościami, a nawet zdezorganizować pracę działu lub całego przedsiębiorstwa. W tym aspekcie należy więc bardzo dobrze przemyśleć zarówno datę, jak i porę zajęć.

Dobrym pomysłem jest wybieranie dni w okolicach długich weekendów bądź świąt, gdy występuje naturalne rozluźnienie w pracy, a także w kontaktach biznesowych. W wielu firmach szkolenia przeprowadzane są w piątki, ponieważ w te dni zazwyczaj jest znacznie mniej pracy. W przypadku korzystania z profesjonalnej sali szkoleniowej termin zajęć będzie zależał oczywiście od dostępności pomieszczeń. W Strefie Wzrostu można to ustalić online, sprawdzając kalendarz rezerwacji na stronie internetowej. 

Wybór osoby prowadzącej szkolenie

Pod tym względem istnieje wiele możliwości, ponieważ zajęcia z pracownikami może przeprowadzić osoba z wewnątrz firmy lub zatrudniony na tę okoliczność profesjonalny szkoleniowiec. Pierwsze rozwiązanie sprawdza się, gdy na przykład należy wdrożyć grupę pracowników w nowe obowiązki lub zapoznać z nowym produktem lub usługą. Takie informacje najlepiej przekaże choćby manager lub szef firmy. Jeśli natomiast chodzi o przekazanie wiedzy specjalistycznej bądź z zakresu kompetencji miękkich, lepiej wybrać usługi profesjonalnej firmy, która ma w tym zakresie doświadczenie i wie, jak przeprowadzić dobre szkolenie w danej tematyce. Ponieważ takich firm jest bardzo dużo, warto porównać jak najwięcej ofert, a także zapoznać się z opiniami klientów. Dobry dostawca usług powinien pochwalić się doświadczeniem i referencjami, a program zajęć dostosować do indywidualnych potrzeb danego klienta. 

Opracowanie harmonogramu zajęć 

Skuteczne szkolenie powinno być przeprowadzone według precyzyjnie opracowanego planu. Z reguły podczas zajęć musi znaleźć się czas nie tylko na wykłady czy prezentacje, ale także na pracę w grupach, zadawanie pytań, czy dyskusję. Opracowanie harmonogramu zajęć pozwala zrealizować cały materiał w określonym czasie, co jest szczególnie istotne, gdy korzysta się z profesjonalnej sali wynajmowanej na godziny. Korzystając z usług zewnętrznej firmy, można liczyć na przygotowanie przez nią takiego harmonogramu. Powinien on jednak być skonsultowany z klientem wcześniej i dopasowany do indywidualnych preferencji. 

Podsumowanie

Jak widać, organizacja szkolenia krok po kroku nie jest aż taka trudna. Z pewnością warto sobie ułatwić zadanie poprzez korzystanie z profesjonalnych rozwiązań takich jak sale szkoleniowe do wynajęcia. Dzięki nim można zapewnić pracownikom oraz szkoleniowcom idealne warunki do prowadzenia zajęć, łącznie z odpowiednim zapleczem technicznym, które w dużej mierze decyduje o efektywności całego przedsięwzięcia. 

Leave a comment



Kontakt

Adres 1: Biuro, sale od 2 do 6 os.
ul. Wiśniowa 48/11 oficyna
02-520 Warszawa, Polska

Adres 2: Sale na warsztaty do 15 osób.
ul. Narbutta 40/15
02-541 Warszawa, Polska


Tel: +48 512 874 410 

Email: kontakt@strefawzrostu.pl

Copyright 2019 © StrefaWzrostu.pl - wynajem sali szkoleniowej Warszawa / Wykonanie: edion